Kommunikasjon i endringsprosesser 

Mange har et glorifisert bilde på hvordan det er å være leder i en bedrift. Folk flest tror gjerne at bedriftens leder har det som plommen i egget, men det er faktisk ikke alltid tilfellet. Som leder må man av og til ta beslutninger – uten at man er i stand til å forutsi reaksjonene på forhånd.   

Hvilke beslutninger dette dreier seg om kan variere i veldig stor grad. Noen ganger er det snakk om organisatoriske endringer som krever at bedriftens ansatte skal gjøre mer av en ting, gjøre noe annerledes eller lære seg noe nytt.    

Det er imidlertid ingen selvfølge at det blir like godt tatt imot av alle, og det er her viktigheten av kommunikasjon kommer inn. I endringsprosesser er god kommunikasjon viktig for å motvirke endringsmotstand fra en eller flere av bedriftens ansatte.  

I denne artikkelen skal vi ta en nærmere titt på hvordan man unngår endringsmotstand fra de ansatte ved bruk av kommunikasjon i endringsprosesser. 

Lag en endringshistorie 

Om man vil få til endring trenger man en endringshistorie. En endringshistorie inneholder informasjon om hva man skal endre, samt argumenter for hvorfor dette må endres og hvorfor det er viktig at man når akkurat disse målene. Det kan også kalles en argumentasjonsrekke.  

Endringshistorien bør ta utgangspunkt i din egen motivasjon for gjennomføring av disse endringene, og så vil den forhåpentligvis smitte over på bedriftens ansatte.  

Men hvordan lage en endringshistorie? For noen kan dette være en skikkelig utfordring, mens det for andre er lekende lett. Mennesker som jobber med salg har ofte et fortrinn her, for det er rett og slett det en endringshistorie går ut på – å selge inn en endring for de ansatte!  

Hvis du er usikker på hvordan du skal utforme endringshistorien din, så kan det å svare på følgende spørsmål være et godt sted å starte: 

• Hvorfor er denne endringen nødvendig? 
• Hva ønsker vi å oppnå med denne endringen, og hva skjer om vi ikke klarer det? 
• Hvordan vet vi at vi er i ferd med å nå målet? 
• Hva forventer ledelsen av deg som ansatt? 
• Hva er det som skal gjøres, og hva blir ledelsens rolle i dette? 

Vis forståelse over bedriftens ansatte 

Det er ikke bare selve endringshistorien som spiller en rolle når det skal gjøres en endring. At bedriftens ansatte føler at ledelsen forstår dem er minst like viktig.  

Endringsmotstand kommer nødvendigvis ikke av et ønske om å være slem elle vrang. Snarere tvert imot! Hvis den ansatte reagerer på en eller annen måte, så er det som oftest en grunn til det. Den ansatte kan for eksempel ha hatt et ufint møte med «endringer» tidligere, og det er det viktig å ta hensyn til.   

Det er imidlertid ikke sikkert at du som leder vet hvordan du skal gå frem for å vise at du ser dine ansatte. Men det er ikke så vanskelig som man skulle tro. Av og til holder det å ta en prat med vedkommende i massevis!  

Hvis du er leder for en større organisasjon, så er det også vanlig å gjennomføre en mottakeranalyse. En slik analyse er gjerne litt mer omfattende en vanlig samtale, men vil uten tvil være til stor hjelp. Men dette er som sagt mest vanlig i større organisasjoner. 

Du må forklare endringen(e) – igjen og igjen      

I 2022 har det dessverre blitt ganske vanlig at de ansatte føler på en viss distanse til sine ledere. Noen arbeidere føler kanskje at sjefen føler seg «bedre» enn dem fordi de har en høyere stilling i bedriften. I slike situasjoner er det ikke utenkelig at endringshistorien formidles i en formell e-post. 

Men dette er ikke en god fremgangsmåte i det hele tatt. For at du skal nå frem til absolutt alle du vil nå frem til, så holder det ikke å sende ut en slik kollektiv mail. Som leder vil du tjene mye mer på å møte de ansatte i bedriften ansikt til ansikt og faktisk snakke med dem – gjerne i forkant av endringsprosessens begynnelse.  

I tillegg til å snakke med bedriftens ansatte, så er du nødt til å belage deg på å forklare endringen igjen og igjen. På denne måten legger du til rette for at alle forstår hva de skal gjøre og hvorfor dette er nødvendig. Det er noe helt annet enn å få høre «du må gjøre dette fordi jeg sier det». Med en slik fremgangsmåte er endringsmotstand mer sannsynlig. 

Ta kun en ting om gangen 

Består endringsprosessen av tre endringer? Da kan det være enkelt å slenge alle endringene i fleisen på de ansatte med en gang. Men dette er faktisk noe du burde unngå for enhver pris. I stedet bør du ta en ting om gangen. 

Etter en tid kan du sjekke opp hvordan implementeringen av den første endringen har gått. Hvis den har gått bra, så kan du gå videre til å presentere den neste endringen. Hastverk er lastverk, sies det, og det er uten tvil tilfellet i forbindelse med endringsprosesser i en bedrift. 

Vi hjelper deg! 

Synes du at kommunikasjon i endringsprosesser er vanskelig? Da har du kommet til riktig sted, for det er noe Din Kommunikasjon kan hjelpe deg med. 

Din Kommunikasjon har spesialisert seg på alt som har med kommunikasjon å gjøre, og vi hjelper deg gjerne å kommunisere med dine ansatte i en endringsprosess. Det er bare å ta kontakt med oss på e-post!