Ekstern kommunikasjon
Ekstern kommunikasjon er et viktig fokusområde for alle bedrifter som ønsker å representere selskapet på en positiv måte utad. Når det skal kommuniseres med samarbeidspartnere, kunder eller andre, er både tydelighet og høflighet avgjørende.
I dette innlegget forklarer vi temaet nærmere!
Hva er ekstern kommunikasjon?
Ekstern kommunikasjon er all kommunikasjon som foregår mellom bedriften og parter utenfor virksomheten. Det kan for eksempel være snakk om kommunikasjon mellom selskapets ansatte og følgende parter:
- Kunder
- Brukere
- Pasienter
- Leverandører
- Samarbeidspartnere
- Pårørende
Når kundeserviceansatte kommuniserer med kunder i telefon og på e-post, er dette en form for ekstern kommunikasjon. Ja, eller helseforetak som utarbeider informasjonsbrosjyrer til pasienter og pårørende som benytter deres helsetjenester.
Merk deg at kommunikasjonen kan være enten skriftlig eller muntlig. Den kan dessuten foregå både digitalt, analogt eller ansikt til ansikt.
Hva menes med intern kommunikasjon?
Intern kommunikasjon kan betraktes som motparten til ekstern kommunikasjon. Når kommunikasjonen foregår internt i bedriften, betyr det at den skjer mellom virksomhetens egne ansatte og ledere. Utenforstående er ikke en del av prosessen.
Et eksempel på intern kommunikasjon er et møte som avholdes mellom bedriftens ansatte. Det kan også være snakk om en medarbeidersamtale eller krisekommunikasjon.
Hvorfor er ekstern kommunikasjon spesielt viktig?
Siden ekstern kommunikasjon foregår mellom bedriften og omverdenen, anser mange det som ekstra viktig å sikre god og effektiv kommunikasjon. Måten bedriften kommuniserer med kunder og andre på, vil kunne ha direkte innvirkning på virksomhetens navn og rykte.
For de fleste bedrifter er det ønskelig å fremstå seriøs og kundeorientert, der kunden kommer i første rekke. Da må også kundene møtes med høflighet og respekt, for eksempel i samtaler med kundeserviceansatte.
Intern kommunikasjon er selvfølgelig også viktig, men her handler det ikke i like stor grad om å ivareta bedriftens image.
Tips for vellykket ekstern kommunikasjon
Det å oppnå gode relasjoner med kunder og andre eksterne parter er viktig for virksomheter flest. Skal man oppnå dette, er god ekstern kommunikasjon helt avgjørende. Så, hva konkret kan man gjøre for å lykkes? Her er noen enkle (men effektive) tips!
- Skap en felles forståelse for viktigheten av god ekstern kommunikasjon blant ansatte
- Utarbeid en konkret kommunikasjonsplan som alle kan følge
- Vær høflig og serviceinnstilt i samtaler med eksterne parter
- Planlegg kommunikasjonen i god tid, slik at den blir gjennomtenkt
Nøyaktig hvordan den eksterne kommunikasjonen bør foregå, kan naturligvis variere fra bransje til bransje. Men på generell basis er både respekt, kundefokus og høflighet viktige elementer. De fleste bedrifter har et mantra om at kunden kommer først, og dette bør komme til syne i kommunikasjonssammenheng.
Få hjelp med intern og ekstern kommunisering
Det å oppnå vellykket ekstern kommunikasjon er avgjørende for både små og store bedrifter. Enten det handler om kundekontakt, presseskriv eller samtaler med samarbeidspartnere, er målet å gi omverdenen et godt inntrykk av selskapet.
Dersom bedriften din synes det er vanskelig å oppnå god intern- eller eksternkommunikasjon, kan Din Kommunikasjon hjelpe deg. Vi har bred erfaring på området, og kan blant annet utarbeide pressemeldinger, informasjonsskriv og annet innhold.
Motta hjelp med kommunikasjon fra A til Å!